Quản trị tri thức: Chất xám - tài nguyên vô giá

Post date: Sep 9, 2011 1:36:00 PM

Nếu một tổ chức không biết tận dụng và lưu giữ “chất xám” của các cá nhân thì tổ chức đó có nguy cơ bị tổn thất tri thức hoặc “trao tặng” tri thức của mình cho những tổ chức khác.

Tài sản vô hình dễ tổn thất

Trong một tổ chức nói riêng và xã hội nói chung, mỗi cá nhân sẽ tự mình hấp thụ thông tin và có những tri thức riêng, không ai giống ai. Tri thức riêng của mỗi một người (tacit knowledge) chỉ có người đó mới sử dụng được. Khi người đó thể hiện tri thức ra bên ngoài (explixit knowledge) dưới dạng thông tin bằng cách viết tài liệu, viết sách, hướng dẫn trực tiếp… người khác mới có thể tiếp nhận và hiểu được tri thức ấy và biến thành tri thức của mình.

Điều gì xảy ra nếu một cá nhân làm việc lâu năm, đảm nhận vị trí quan trọng, sau khi tích lũy một lượng tri thức lớn lại rời bỏ tổ chức? Và khi một cán bộ cấp cao sắp đến tuổi về hưu thì tổ chức nên mời người đó ở lại làm việc thêm, cộng tác hay tuyển nhân sự trẻ với tri thức mới? Đó là những nguy cơ về tổn thất tri thức cần đến công việc quản trị tri thức (QTTT) - tài sản vô hình. Ngoài ra, QTTT còn cần được thực hiện bởi những lý do sau:

Quá tải thông tin

Quá tải thông tin xảy ra khi:

• Không hiểu hay không nhận biết thông tin hiện có

• Số lượng thông tin quá nhiều đến mức không kiểm soát được

• Không biết tìm thông tin cần thiết

• Biết nguồn thông tin nhưng không biết cách tiếp cận.

Thông tin có thể được coi như một loại hàng hoá đặc biệt có thể được mua, bán, trao đổi, tích lũy và lưu trữ. Tuy nhiên, sự quá tải thông tin đôi khi lại xảy ra vì chất lượng thông tin mới quan trọng chứ không phải số lượng. Quá tải thông tin nhưng không có tri thức thường đi đôi với nhau. Người hiểu biết vấn đề thường đưa ra những thông tin ngắn gọn, súc tích. Ngược lại người không nắm rõ hoặc không hiểu vấn đề thường trình bày dài dòng, ý tứ vay mượn, thông tin quá tải nhưng không hình thành được tri thức nào cho người dùng tin.Nhiễu thông tinHiện tượng nhiễu thông tin còn tác hại hơn quá tải vì thông tin được đưa ra sai lệch do vô tình hay cố ý. Một khi thông tin bị nhiễu được phổ biến rộng rãi sẽ mang lại một sự nhìn nhận, đánh giá sai lầm.

Yêu cầu chia sẻ và truyền tải

Yếu tố quan trọng nhất trong QTTT là chia sẻ và truyền tải tri thức. Con người thường coi tri thức là sức mạnh. Mỗi người đều muốn giữ một cái gì đó là điểm mạnh của riêng mình, không muốn chia sẻ với người khác. Do vậy, điều tiên quyết là phải tạo ra môi trường hay văn hóa chia sẻ tri thức (knowledge sharing culture).

Ông Nguyễn Minh Hoàng, chuyên gia về QTTT, từng được đào tạo tại Italy và Hàn Quốc cho rằng: “Để xây dựng được một môi trường chia sẻ tri thức, vai trò của người lãnh đạo có ý nghĩa cực kỳ quan trọng. Không chỉ khuyến khích, ghi nhận chia sẻ tri thức, nhà quản lý phải chủ động chia sẻ một cách tích cực bên cạnh việc hướng nhân viên cùng phát triển các nguồn tri thức nội bộ như: cộng đồng chia sẻ, hội thảo nội bộ... Quá trình này không chỉ làm giàu tri thức của cá nhân mà còn là động lực cho việc không ngừng học hỏi”.

Cần có cơ chế để tri thức được nuôi dưỡng, chia sẻ, phát triển và sử dụng phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Cơ chế này cũng phải thể hiện sự ghi nhận, tưởng thưởng (có thể vật chất hay tinh thần) đối với việc chia sẻ (của cá nhân hay bộ phận). Về hình thức, cơ chế có thể được thể hiện dưới dạng các quy trình hay hướng dẫn, được công bố rộng rãi trong toàn tổ chức.

Điều quan trọng là những nỗ lực QTTT đều hướng vào mục tiêu tạo ra sản phẩm/dịch vụ mới, đáp ứng yêu cầu đặt ra, giảm thiểu lãng phí khi tri thức không được chia sẻ, những thất bại không được phân tích, đúc rút kinh nghiệm, các lỗi bị lặp lại... Đó chính là quá trình ứng dụng và biến tri thức thành giá trị có ích cho tổ chức.

Một số yếu tố quan trọng trong QTTT:

• Chính sách và các quy trình

Xây dựng hệ thống quản lý, hướng dẫn, quy trình và chính sách phù hợp có ý nghĩa rất lớn: tránh hiểu lầm không đáng có, dễ dàng phát hiện sai lầm xảy ra ở giai đoạn nào. Ngoài ra, cần có kế hoạch dự phòng những sự kiện bất thường và đánh giá tổn thất tri thức có thể xảy đến. Đôi khi tổ chức cần mạnh dạn chấp nhận những rủi ro có tính toán trước trong quá trình theo đuổi mục tiêu mới. Chính sách đúng đắn sẽ mang lại hệ thống QTTT hợp lý. Do đó, cần có chính sách QTTT càng sớm càng tốt.

• Tài liệu thống nhất: Có kế hoạch xây dựng hệ thống tài liệu nội bộ từ nguồn trong tổ chức hoặc tham khảo bên ngoài, coi đó là nền tảng của hệ thống tri thức. Tri thức của người này không dễ truyền đạt cho người khác, do vậy, hãy thể hiện tri thức đó qua hệ thống tài liệu. Thông qua trao đổi, tổ chức sẽ hoàn thiện hệ thống tài liệu được đông đảo mọi người chấp nhận. CNTT giúp xây dựng hệ thống tài liệu hoặc kho cơ sở dữ liệu tri thức linh hoạt và dễ dàng hơn rất nhiều.

• Chú trọng đào tạo, chuyển giao tri thức: Có thể đào tạo nội bộ (vì không ai hiểu nhu cầu của tổ chức mình hơn chính người của tổ chức) và đào tạo hợp tác với tổ chức khác. Văn hóa chia sẻ rất cần thiết trong hệ thống đào tạo. Nên khuyến khích những người có kinh nghiệm để họ tự thấy có trách nhiệm chia sẻ, hướng dẫn người ít kinh nghiệm hơn. Tổ chức có thể tận dụng lượng tri thức của tổ chức khác nếu tri thức đó không được sử dụng đúng, nhưng song song đó phải biết cách bảo vệ tri thức riêng của tổ chức mình.

• Cập nhật thông tin, học hỏi kinh nghiệm: Thế giới ngày càng xích lại gần nhau, không tổ chức nào có thể tự mình phát triển mà không học hỏi, chia sẻ các bài học thực tế với những tổ chức khác. Bản thân thông tin tồn tại độc lập với ý nghĩ chủ quan. Nếu không chủ động nắm bắt những thông tin mới nhất thì sẽ tự mình cản trở mình. Hệ thống tri thức chỉ được cập nhật khi đã nắm bắt được thông tin mới.

• Chú trọng nhân tố con người: Con người tạo ra tri thức mới và chỉ có con người mới vận dụng tri thức đó để tiếp tục tạo ra tri thức mới hơn. Tổ chức cần chú trọng đến nhân lực ngay từ khi định hình thông qua bộ khung nhân sự, tuyển dụng nhân lực trẻ, có chính sách hợp lý để người sắp về hưu cống hiến, tạo điều kiện để người có kinh nghiệm làm việc với người mới, có chế độ đãi ngộ phù hợp… Phải luôn chú ý rằng tri thức của một người vốn nhiều hơn những gì anh ta đã thể hiện

Trong tổ chức có nhiều cá nhân sẵn sàng chia sẻ tri thức và đón nhận tri thức từ người khác, nhưng đôi khi họ không biết phải chia sẻ với ai, khi nào cần chia sẻ và chia sẻ như thế nào.

Quản trị tri thức là...

QTTT là việc kiểm soát và cấu trúc một cách có hệ thống và hiệu quả một cơ chế cho phép sử dụng đúng người vào đúng công việc và đúng thời điểm, chia sẻ và sử dụng thông tin một cách thông suốt, hướng tới việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Một cách có hệ thống ở đây có nghĩa là từng bước chọn lọc, tìm hiểu, phân tích, chia sẻ và sử dụng thông tin để tạo ra giá trị.

Theo Hiệp hội QTTT Nhật Bản (JKMA)

Hơn 80% trong số 158 tập đoàn đa quốc gia hàng đầu đã và đang tích cực phát triển các chương trình QTTT (Knowledge Management - KM) trong nội bộ tập đoàn của họ. Một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu phục vụ KM chính là CNTT.

Theo tạp chí Business Week, Mỹ

QTTT là quá trình kiến tạo, thu nhận, lưu giữ, chia sẻ, phát triển, sử dụng và biến tri thức tồn tại trong tổ chức thành những giá trị vật chất. Hoạt động này bao gồm những nỗ lực biến tri thức cá nhân thành tài sản tri thức của toàn tổ chức, mọi người đều có thể khai thác, sử dụng phục vụ cho sự phát triển chung. Ngoài ra, nó còn mang ý nghĩa không ngừng tiếp nhận tri thức từ bên ngoài, có thể qua đào tạo, học hỏi từ bạn hàng, đối tác, nhà cung ứng, khách hàng, thậm chí đối thủ cạnh tranh... thông qua việc xây dựng mô hình tổ chức luôn học hỏi

Theo bà Trần Thu Lan, cán bộ lâu năm của một đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ

Để các hoạt động chia sẻ diễn ra hiệu quả thì không thể thiếu vai trò của CNTT. Tri thức được kiến tạo liên tục làm cho lượng tri thức của DN ngày càng khổng lồ mà chỉ có CNTT mới cho phép lưu giữ, phân loại, cập nhật, chia sẻ, sử dụng và phát triển một cách kịp thời và ổn định.

Theo ông Nguyễn Thanh Hà, cán bộ tại Viện Nghiên cứu Kinh tế châu Âu, : “CNTT cho phép ta xây dựng hệ thống lưu trữ và phân phối thông tin hiệu quả. Bằng cách kết hợp CNTT với chính sách QTTT một cách hiệu quả, công ty có thể tạo ra các yếu tố cạnh tranh mới, nâng cao khả năng cạnh tranh lâu dài của mình”.

Theo nghiên cứu của Ernst & Young, các công cụ QTTT tiết kiệm 30% nỗ lực hỗ trợ khách hàng, tăng 50% chất lượng quyết định đưa ra, tốc độ và khả năng thích nghi với thay đổi thị trường cũng được cải thiện đáng kể. Vòng đời phát triển sản phẩm mới bình quân giảm 20%.

Bút toán nào cho tri thức?

Nhiều tổ chức nhận thấy khi nhân viên hay nhà quản lý cấp cao rời bỏ công ty vì bất cứ lý do gì đều có ảnh hưởng đến hoạt động của tổ chức, thậm chí có thể làm đình trệ một công đoạn mà anh ta đảm nhiệm. Lý do đơn giản là anh ta mang theo cả những kinh nghiệm và tri thức để thực hiện công việc. Do vậy, nhiều nhà quản trị nhân lực đang xem QTTT chính là chìa khóa quan trọng để hạn chế những rủi ro do tình trạng chuyển việc mang lại.

Lấy ví dụ từ một công ty kiểm toán. Trong bảng cân đối kế toán của công ty, có cả những bút toán chỉ có giá trị vài chục đồng cho một tài sản cố định nhỏ. Vài chục đồng còn được coi là tài sản của công ty, trong khi tri thức của một kiểm toán viên giỏi, người có thể thực hiện những hợp đồng trị giá hàng triệu đồng, lại không được hạch toán vào? Rõ ràng, chính những kiểm toán viên mới thực sự là tài sản quý giá của công ty. Họ tạo ra thu nhập cho công ty bằng chất xám của mình.

Thực tế rất nhiều tổ chức đã nhận thấy vai trò quan trọng của chất xám, nhưng hẳn không dễ trả lời câu hỏi: làm thế nào để phát huy, sử dụng và gìn giữ những tri thức quý giá đó. Nhiều tổ chức dành hàng trăm triệu đồng đào tạo nhân viên mỗi năm. Thế nhưng, những tri thức mà nhân viên thu nhận từ đào tạo có mang lại giá trị cho công ty hay không thì rất ít tổ chức tính toán được. Sự lãng phí còn thể hiện rõ khi một lượng lớn thời gian bỏ ra để tìm kiếm những tri thức mà thực tế đã tồn tại trong tổ chức.

Rõ ràng là tổn hại về tri thức còn nghiêm trọng và lâu dài hơn so với tổn thất vật chất trước mắt. Điều đó đặt ra yêu cầu phải nghiên cứu và ứng dụng QTTT và hoạt động của mọi tổ chức.

Công cụ CNTT QTTT khi đưa vào ứng dụng cần đáp ứng các yêu cầu:

• Phù hợp nhu cầu của nhiều người dùng khác nhau

• Cấu trúc nội dung rõ ràng. thuận lợi và đơn giản khi tìm kiếm, tiết kiệm thời gian và công sức

• Chất lượng dữ liệu/thông tin phải được đảm bảo

• Có khả năng tích hợp nhiều hệ thống

• Có khả năng mở rộng do tri thức biến đổi không ngừng

• Tương thích phần cứng - phần mềm. Đây là điều cần phải tính đến trước khi quyết định lựa chọn phần cứng và phần mềm quản lý.

• Khả năng đồng bộ của công nghệ với năng lực người sử dụng để khai thác triệt để lợi ích của các công cụ QTTT.

Nguyễn Lê

Report abuse